TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BÌNH THẠNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM                   Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  Bình Thạnh, ngày 12 tháng 3 năm 2018

QUY TRÌNH

Chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án vào lưu trữ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 129/QĐ-CCTHADS ngày12 tháng 3 năm 2018 của Chi cục trưởng Chi Cục Thi hành án dân sự quận Bình Thạnh)

            Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này quy định chi tiết các giai đoạn của quá trình sau đây:

- Chấp hành viên kiểm tra, sắp xếp, hoàn tất các thủ tục để đảm bảo hồ sơ kết thúc thi hành án đầy đủ, chặt chẽ trước khi chuyển Thẩm tra viên kiểm tra, trình lãnh đạo Chi cục Thi hành án duyệt và chuyển lưu trữ.

- Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận hồ sơ kết thúc thi hành án

- Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự duyệt hồ sơ kết thúc thi hành án cho vào lưu trữ.

- Cán bộ lưu trữ tiếp nhận, bảo quản hồ sơ kết thúc thi hành án.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh

Quy trình này áp dụng đối với Chấp hành viên; Thẩm tra viên, cán bộ làm công tác lưu trữ; Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự quận Bình Thạnh trong việc xử lý hồ sơ kết thúc thi hành án.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1.     Đúng pháp luật

2.     Rõ ràng, minh bạch, chính xác, kịp thời

3.     Các thủ tục giải quyết đơn giản, thuận tiện, đảm bảo tính khoa học, đầy đủ và chặt chẻ.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong quy trình này, các từ ngữ dưới đây đây hiểu như sau:

1.“Hồ sơ thi hành án”: Là một tập văn bản (Bao gồm toàn bộ văn bản chính) và các tài liệu có liên quan với nhau về nội dung việc thi hành án đưa ra tổ chức thi hành. Thể hiện toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên.

2.“ Bút lục” của hồ sơ thi hành án: Là các tài liệu, biên bản có liên quan đến việc tổ chức thi hành án do các đương sự, các cơ quan tổ chức khác cung cấp; do cơ quan Thi hành án dân sự thu thập được qua công tác phối hợp có sự xác nhận của cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền; do Chấp hành viên lập trong quá trình tác nghiệp, được đánh số thứ tự và lưu giữ trong hồ sơ thi hành án.

3.“ Tài liệu” có trong hồ sơ thi hành án gồm: bản án, quyết định; các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ; biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án (có chữ ký của các đương sự hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan vào tất cả các trang của biên bản); giấy báo; giấy triệu tập; giấy mời, các đơn yêu cầu, khiếu nại về thi hành án; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn, giấy tờ của cơ quan thi hành án, các tổ chức, cá nhân liên quan đến đến việc thi hành án, như: Công văn xin ý kiến hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án; công văn trao đổi với cá nhân, cơ qua tổ chức hữu quan trong quá trình thi hành án; công văn yêu cầu chuyển tiền tang vật còn thiếu hoặc chưa chuyển giao cho cơ quan thi hành án và các giấy tờ, tài liệu khác liên quan.

4.“Danh mục hồ sơ”: Là bảng liệt kê tên tài liệu có trong hồ sơ thi hành án do chấp hành viên lập, sau khi được đánh bút lục.

5.“Lập hồ sơ”: Là việc Chấp hành viên tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình tổ chức thi hành án theo những nguyên tắc và phương pháp đã quy định.

6.“ Lưu trữ hồ sơ thi hành án: Là công việc thuộc bộ phận lưu trữ của cơ quan tiếp nhận, bảo quản lâu dài hồ sơ kết thúc thi hành án và phục vụ cho việc khai thác thông tin, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 5: Thời hạn chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án vào lưu trữ

Thời hạn chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án cho cán bộ lưu trữ phải được thực hiện trong vòng 90 ngày, kể từ ngày việc thi hành án của hồ sơ đó kết thúc.

                                 Chương II

                        TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

                                     Mục I

TRÌNH TỰ XỬ LÝ HỒ SƠ KẾT THÚC THI HÀNH ÁN CỦA CHẤP HÀNH VIÊN.

Điều 6. Lập hồ sơ thi hành án

a. Hồ sơ thi hành án phải thể hiện toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của chấp hành viên đối với việc thi hành án. Chấp hành viên phải ghi chép các công việc và lưu giữ tất cả các tài liệu đã thực hiện vào hồ sơ thi hành án của hồ sơ đó kết thúc.

          b. Hồ sơ thi hành án phải có bìa in theo mẫu thống nhất. Chấp hành viên có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ. Trường hợp bìa hồ sơ đã cũ, nát, ố màu thì được thay thế bằng bìa hồ sơ mới. Bìa hồ sơ mới phải ghi đầy đủ các cột mục, nội dung của bìa hồ sơ cũ.

          c. Các tài liệu đã có trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hồ sơ thi hành án. Chấp  hành viên phải liệt kê và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục 01 cho đến bút lục cuối cùng.

          Việc lập hồ sơ thi hành án được thực hiện theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 của Bộ Tư Pháp về việc hướng dẫn một số thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự.

          Điều 7. Xử lý hồ sơ kết thúc thi hành án

          Hồ sơ thi hành án, nếu có đủ điều kiện quy định tại điều 52 Luật Thi hành án dân sự năm 2008 sửa đổi, bổ sung năm 2014, những khoản được đưa ra thi hành án đã được giải quyết thi hành án xong (đối với việc chủ động thi hành án) hoặc nội dung thi hành án đã được ủy thác, không còn nội dung thi hành án thì việc thi hành án được xem như là kết thúc. Chấp hành viên có nhiệm vụ lập hồ sơ kết thúc thi hành án.

          Hồ sơ kết thúc thi hành án được lập theo quy định tại Điều 6 của quy trình này, chấp hành viên được phân công tổ chức thi hành nhiệm vụ phải kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ, đóng dấu bút lục vào trong tất cả những tài liệu có trong hồ sơ thi hành án, ký, ghi rõ họ tên vào góc trái ngay dưới của Danh mục hồ sơ và chuyển cho Thẩm tra viên để kiểm tra.

          Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày việc thi hành án kết thúc chấp hành viên phải chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án cho Thẩm tra viên để kiểm tra. Việc giao, nhận hồ sơ kết thúc thi hành án giữa Chấp hành viên và Thẩm tra viên phải được lập thành biên bản, có đầy đủ chữ ký của cả hai bên.

                                                        Mục 2

TRÌNH TỰ TIẾP NHẬN, KIỂM TRA HỒ SƠ KẾT THÚC THI HÀNH ÁN CỦA    THẨM TRA VIÊN

          Điều 8. Tiếp nhận hồ sơ kết thúc thi hành án

          Khi Chấp hành viên chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án, thẩm tra viên có trách nhiệm tiếp nhận ngay để thực hiện việc kiểm tra.

          Việc kiểm tra hồ sơ kết thúc thi hành án, Thẩm tra viên căn cứ Luật Thi hành án dân sự năm 2008 sửa đổi, bổ sung năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành để xác định đúng, sai trong tác nghiệp của Chấp hành viên làm cơ sở xác nhận hồ sơ đã kết thúc thi hành án hoặc yêu cầu bổ sung khắc phục.

          Điều 9. Kiểm tra hồ sơ kết thúc thi hành án

          Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ kết thúc thi hành án từ Chấp hành viên, Thẩm tra viên thực hiện việc kiểm tra:

+ Nếu kiểm tra nhận thấy có đủ cơ sở  để chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án vào lưu trữ, Thẩm tra viên ký xác nhận váo phái dưới góc phải của bảng thống kê để Thủ trưởng cơ quan Thi hành án phê duyệt đưa vào lưu trữ.

+ Nếu kiểm tra nhận thấy hồ sơ kết thúc thi hành án chưa đầy đủ các tài liệu; tài liệu chưa đảm bảo tính pháp lý hoặc cần bồ sung…Thẩm tra viên yêu cầu Chấp hành viên lập hồ sơ khắc phục là 05 ngày làm việc.

          + Quá trình kiểm tra hồ sơ kết thúc thi hành án. Nếu giữa Chấp hành viên và Thẩm tra viên không thống nhất được trong việc xác nhận hồ sơ kết thúc thi hành án, thì Thẩm tra viên có trách nhiệm báo cáo nội dung không thống nhất với Thủ trưởng co quan thi hành án để quyết định, việc báo cáo phải bằng văn bản và thực hiện trong 03 ngày làm việc.

          Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan thi hành án, Chấp hành viên và Thẩm tra viên phải thực hiện ngay việc xử lý hồ sơ kết thúc thi hành án.

Mục 3

TRÌNH TỰ PHÊ DUYỆT HỒ SƠ KẾT THÚC THI HÀNH ÁN VÀ LƯU TRỮ

          Điều 10. Phê Duyệt hồ sơ kết thúc thi hành án.

          Sau khi ký xác nhận  hồ sơ kết thúc thi hành án, Thẩm tra viên phải chuyển ngay hồ sơ cho Chấp hành viên để trình Thủ trưởng cơ quan Thi hành án phê duyệt. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ kết thúc thi hành án đã được Thẩm tra viên ký xác nhận kiểm tra, Thủ trưởng cơ quan thi hành án phải phê duyệt để chuyển lưu trữ.

          Việc phê duyệt hồ sơ kết thúc thi hành án, Thủ trưởng cơ quan thi hành án ghi vào phía góc phải trang 01 của bìa hồ sơ: cho lưu trữ kể từ ngày, tháng, năm; ký tên và đóng dấu. Sau khi phê duyệt, Thủ trưởng cơ quan thi hành án chuyển ngay hồ sơ kết thúc thi hành án cho Chấp hành viên để làm thủ tục lưu trữ.

          Điều 11. Chuyển hồ sơ kết thúc thi hành án vào lưu trữ.

          Trong thời hạn trong 05 ngày làm việc, Chấp hành viên phải chuyển hồ sơ kết thúc thi hành cho cán bộ lưu trữ. Việc chuyển giao hồ sơ cho cán bộ lưu trữ phải lập thành biên bản và ghi số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ, kèm theo Danh mục hồ sơ chuyển giao.

          Việc lưu trữ và bảo quản, sử dụng hồ sơ kết thúc thi hành án thi hành án đã đưa vào lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 12. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ

Cán bộ lưu trữ  hồ sơ kết thúc thi hành án phải vào sổ Quản lý hồ sơ đưa vào lưu trữ, ghi đầy đủ các cột, mục của sổ; sắp xếp hồ sơ vào kho lưu trữ theo trình tự khoa học, đảm bảo thuận lợi cho việc kiểm tra, bảo quản. Trường hợp cần rút hồ sơ lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu khác thì phải có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thi hành án.

Chương III . ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Tổ chức thực hiện

Chấp hành viên, Thẩm tra viên, cán bộ lưu trữ, Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự quận Bình Thạnh có trách nhiệm triển khai quy trình kết thúc hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định.

Định kỳ hàng tháng, hàng quý và năm, Chấp hành viên, Thẩm tra viên, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện quy trình kết thúc hồ sơ thi hành án vào lưu trữ cho Lãnh đạo đơn vị. Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo được kịp thời, đầy đủ, chính xác quy định.

                                                                            CHI CỤC TRƯỞNG

                                                                               (Đã ký và đóng dấu)

Nguồn: Chi cục THA DS Quận Bình Thạnh